Ticari hayatta önemli olan hususlardan birisi maliyetler yani işyeri patronunun masraflarıdır. Bunların yalnızca ticaret erbabı açısından değil aynı zamanda vergi dairesi bakımından da önemlidir.
Yani bir tüccar her şeyi masraf yazamadığı gibi bazı harcamalarını da gider göstererek yıl ödediği vergilerden indirim konusu yapabilir. Bunlara kanunen kabul edilen giderler ve kanunen kabul edilmeyen giderler adı verilmektedir.
İşyerleri için ödenen kiralar ise kanunen kabul edilen masraflar arasında yer almaktadır. Ancak ödenen işyeri kirasının maliye açısından kabul edilebilir olması için bir takım şartları bulunmaktadır. Bunlardan ilki ödene işyeri kira bedelinin uygun bir rakamda olmasıdır. Ancak bu yetmemektedir. Çünkü ödenen işyeri kira bedelinin bir de kanunlar açısından bir takım belgelerle ispatlanması gerekir.
Vergi Usul Kanunu bu açıdan kabul edilebilir belgeleri sıralamıştır. Yine aynı şekilde eğer gerekiyorsa diğer vergi kanunlarında da bazı belgeler işaret edilerek onları işyeri sahibinin kullanması mümkün olabilmektedir.
İşyeri kira ödemelerini maliyeye ispatlamak için ise yine Vergi Usul Kanununda söz konusu durum izah edilmiştir. Ancak bir takım ihtilafların yaşanması kaçınılmazdır.
Buna ilişkin Kocaeli Vergi Dairesi Başkanlığı ile bir mükellef arasında yaşanan ihtilaf neticesinde “İşyeri kira ödemelerinde banka dekontunun tevsik edici belge olarak kullanılıp kullanılmayacağı” hakkında bir özelge Mayıs 2013 tarihinde yayınlanmıştır.
Bu özelgeye göre bir mükellef faaliyetiyle ilgili olarak bankaya ödediği kira bedellerini gider kaydedebilmesi için banka dekontu yanında ayrıca gider pusulası düzenlenmesi gerekip gerekmediği hususunda görüş talep etmektedir. Bu özelgeye göre;
213 sayılı Vergi Usul Kanununun "İspat Edici Kağıtlar" başlıklı 227 nci maddesinin birinci fıkrasında, "Bu Kanunda aksine hüküm olmadıkça, bu Kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir." hükmü bulunmaktadır. Söz konusu kayıtların ise anılan Kanunun 229 ve müteakip maddelerinde yer alan, fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu şeklindeki belgelerden herhangi birisi ile tevsik edilmesi gerekmektedir.
"Gider Pusulası" başlıklı 234 üncü maddesinde, "Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin:...Vergiden muaf esnafa yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu belge, birinci ve ikinci sınıf tüccarların, zati eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya için de tanzim edilir.
Gider pusulası, işin mahiyeti, emtianın cins ve nev'i ile miktar ve bedelini ve iş ücretini ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adlarıyla soyadlarını (Tüzel kişilerde unvanlarını) ve adreslerini ve tarihi ihtiva eder ve iki nüsha olarak tanzim ve bir nüshası işi yapana veya malı satana tevdi olunur..." hükmü yer almaktadır.
Aynı Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (2) numaralı bendi ile Maliye Bakanlığı; "Mükelleflere muameleleri ile ilgili tahsilat ve ödemelerini banka, benzeri finans kurumları veya posta idarelerince düzenlenen belgelerle tevsik etmeleri zorunluluğunu getirmeye ve bu zorunluluğun kapsamını ve uygulamaya ilişkin usul ve esaslarını belirlemeye" yetkili kılınmış, bu yetkiye dayanılarak yayımlanan 268 seri numaralı Gelir Vergisi Genel Tebliğiyle konutlarda, her bir konut için aylık 500 TL ve üzerinde kira geliri elde edenlerin, işyerlerinde, işyerini kiraya verenler ile kiracıların kiraya ilişkin tahsilat ve ödemelerinin banka veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen belgelerle tevsik edilmesi zorunluluğu getirilmiştir.
Buna göre, 268 seri numaralı Gelir Vergisi Genel Tebliği ile getirilen zorunluluk kapsamında tahsilat ve ödemelerin banka veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü aracılığıyla yapılması suretiyle tevsik edilmesi, bu zorunluluğu ortaya çıkaran işlemin mükellefler bakımından Vergi Usul Kanununda sayılan belgelerle tevsik zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.
Yani banka veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen belgeler işlemi (hizmeti) değil buna ilişkin tahsilat ve ödemeyi tevsik etmekte, bu işleme ilişkin olarak borçlanılan tutarın ise kiraya verenin mükellef olması halinde düzenleyeceği fatura, mükellef olmaması halinde ise tarafınızca düzenlenecek gider pusulası ile tevsiki zorunlu bulunmaktadır.
Kısacası işyeri kira bedellerini maliyeye belgelerken Vergi Usul Kanununda belirtilen belgelerin kullanılması esastır. Aksi halde kanunda sayılan belgelerin kullanılmaması halinde cezalarla karşılaşılacağı oldukça açıktır.
